Onlineportal

Die Formulare, welche Sie zur Auskunftserteilung im Portal nutzen können, sind übersichtlich und für alle Produktobergruppen nutzbar, d.h. Sie müssen keine getrennten Formulare je Produktobergruppe und Marke erstellen und an die ZPÜ übermitteln, sondern können bequem ein Formular für alle Produktobergruppen gemeinsam erstellen und über das Onlineportal einreichen.

Durch die Übermittlung der Formulare im Onlineportal entfällt die Notwendigkeit eines Deckblattes, das den bisherigen Musterformularen voransteht, wodurch keine händische Unterschrift bzw. Firmenstempel etc. mehr benötigt wird. Sie müssen lediglich bei Erteilung der Auskunft im Portal Ihren Namen und Ihre Position angeben und bestätigen, dass Sie zur Auskunftserteilung berechtigt sind.

Zusätzlich erhalten Sie nach Übermittlung der Auskunft, des Testats oder der Nachweise einen Einlieferungsbeleg mit Informationen zu der von Ihnen eingereichten Auskunft/Testat/Nachweis. Dieser Beleg dient Ihnen als direkter Nachweis, dass Sie eine Auskunft/ein Testat/einen Nachweis an die ZPÜ übermittelt haben (vorbehaltlich der inhaltlichen Überprüfung, die erst durch interne weitere Verarbeitung erfolgt).

Sie können außerdem alle über das Portal eingelieferten Auskünfte, Testate und Nachweise auf einen Blick in der „Verlaufshistorie“ einsehen und auch alte Einlieferungsbelege einsehen, sowie erneut herunterladen.

Generell ist die Registrierung im Onlineportal nur möglich, falls Sie der ZPÜ als Kunde und Ansprechpartner*in bereits bekannt sind und entsprechend im System hinterlegt sind. Eine Selbstregistrierung ist also nicht möglich.

Falls Sie Probleme bei der Registrierung haben, wenden Sie sich zur Registrierung daher bitte an die ZPÜ unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. oder direkt an die Ihnen bekannten Sachbearbeiter*innen und teilen Sie uns mit, welche E-Mail-Adresse wir für Sie im System hinterlegen sollen.

Falls Sie das Onlineportal nutzen möchten, verwenden Sie bitte ausschließlich die beiden Excel-Formulare die im Downloadcenter im Abschnitt „Formular“ – „Formulare für Onlineportal“ zu finden sind. Diese Formulare sind jeweils für alle Produktobergruppen gemeinsam nutzbar.

Bitte verwenden Sie keine sonstigen von der ZPÜ in der Vergangenheit zur Verfügung gestellten oder von Ihnen selbst erstellten Formulare.

Solange die von der ZPÜ vorgegebenen Spalten in den Tabellenblättern "Import_Herstellung" (für Import- oder Herstellerauskünfte) bzw. "Handel" (für Händlerauskünfte) nicht verändert und mit den entsprechenden Daten befüllt werden, stellt dies für die weitere Verarbeitung kein Problem dar.

D.h. Sie können zusätzliche Spalten oder Tabellenblätter, welche Sie zur internen Aufbereitung der Daten benötigen, hinzufügen.

Lediglich die von der ZPÜ vordefinierten Spalten dürfen nicht umbenannt, gelöscht oder in sonstiger Form abgeändert werden.

Bitte klicken Sie das Feld „Pflichtenübernahme für ein anderes Unternehmen“ nur an, falls Sie die Pflichten eines anderen Unternehmens (Vergütungsschuldners) im Rahmen einer zusätzlichen vertraglichen Vereinbarung sog. Pflichtenübernahme gem. § 7 Abs. 1-8 der Gesamtverträge - übernommen haben. Diese Vereinbarung muss ebenfalls mit der ZPÜ geschlossen worden sein bzw. der ZPÜ durch Übermittlung des in den Gesamtverträgen beigefügten Musters zur Kenntnis gebracht worden sein – ansonsten liegt keine gültige Pflichtenübernahme vor.

Anzugeben ist das Unternehmen, dessen Verpflichtungen übernommen wurde. Soweit Verpflichtungen für mehrere Unternehmen übernommen wurden, ist für jedes Unternehmen eine gesonderte Auskunft zu erteilen.

Falls Sie lediglich als von einem anderen Unternehmen bevollmächtigte Person die Auskünfte für dieses Unternehmen übermitteln, liegt keine Pflichtenübernahme vor. Füllen Sie diese Felder bitte nicht aus, sondern informieren Ihre/n zuständige/n Sachbearbeiter/in, damit die Kundennummer des Unternehmens als Auswahl links im Feld “Kundennummer” bei Ihnen hinterlegt werden kann.

Falls Sie eine Nullauskunft abgeben möchten, nutzen Sie bitte den Bereich "Nullauskunft erfassen". Diese ist sowohl für Hersteller-/Importeursauskünfte, als auch für Händlerauskünfte nutzbar.

Nutzen Sie bitte nicht die Bereiche "Hersteller-/Importeursauskunft erfassen" oder "Händlerauskunft erfassen".

Insbesondere folgende Vorgehensweisen führen nicht zu einer korrekt im Portal erteilten Nullauskunft:

• Upload einer leeren oder mit „0“ befüllten Datei
• Angabe von „0“ bei Befüllung des Online-Formulars
• Erteilung der Nullauskunft durch Nutzung des Bemerkungsfelds

Die Abgabe einer Nullauskunft ist nur dann erforderlich, wenn generell zwar ein Import, eine Herstellung oder ein Bezug/Veräußerung als Händler erfolgt, im entsprechenden Jahr jedoch nicht.

D.h. es ist nicht notwendig generell für alle durch die ZPÜ tarifierten Produktgruppen Nullauskünfte zu erteilen, sondern nur wenn die entsprechenden Produktgruppen generell in Ihrem Produkt-Portfolio sind und lediglich temporär keine Produkte importiert/hergestellt/im Inland bezogen und in Deutschland in den Verkehr gebracht wurden.

Der reduzierte “Business-”Tarif findet nur auf solche Geräte und Speichermedien Anwendung, die als Business-Produkte im Sinne der Gesamtverträge bzw. Tarife gelten.

Als Business-Stückzahlen sollen daher nur solche Geräte und Speichermedien beauskunftet werden, die direkt an gewerbliche Endabnehmer oder Behörden oder im Rahmen eines Projektgeschäfts an solche veräußert oder anderweitig in Verkehr gebracht wurden. Business-Stückzahlen liegen jedoch nicht vor, wenn Sie die Geräte/Speichermedien an gewerbliche Abnehmer wie Händler etc. Veräußern oder anderweitig überlassen, welche diese Geräte/Speichermedien dann wiederum an private Abnehmer veräußern könnten.